כלים חכמים לניהול הפעילות הפיננסית
תהליכים פיננסיים וחשבונאיים הם בין הפעילויות הקריטיות ביותר שהארגון מקיים והם משמשים כעמוד השדרה של פעילות הליבה העסקית של כלל החברה. לכן, חבילת תוכנה להנהלת חשבונות, שנועדה לייעל, לשפר, ולהאיץ את המשימות החשבונאיות ואת הנהלים מקצה לקצה – יכולה לספק ערך רב עוצמה ומדיד לחברות מכול הסוגים.
ההנחיות המחמירות והתקנות הנוקשות לגבי הדיווחים הכספיים והדיוק של הנתונים הכספיים חשובים היום יותר מאי פעם בעבר. תוכנות חשבונאיות שמבצעות את הפעילויות והעסקאות הפיננסיות השונות באופן אוטומטי לחלוטין, מפחיתות טעויות שנגרמות על ידי הזנת נתונים ידנית, ומשפרות את היושרה ואת עקביות המידע.
קופה ממוחשבת – מאפשרת אמצעי תשלומים מגוונים ורבים ומציעה פתרונות למספר בעיות. הקופה החכמה מותאמת למסך מגע ובדרך כלל יכולה להתממשק עם התוכנה להנהלת חשבונות ולנהל בהתאם גם את המלאי בעסק.
תוכנת הנהלת חשבונות – כוללת בדרך כלל גם מאפיינים שמאפשרים, בין היתר, את ניהול השיווק, הרכש, המלאי והמסופונים. תוכנה שכזו מאפשרת לעסק להפיק מסמכים, לערוך רישום של הלקוחות ולבצע מעקב אחר הלקוחות, לנהל מחירונים, מחסנים ומלאי, לערוך רישום של פקודות במט”ח, לנהל ולהעביר דוחות לרשויות, לנהל את כל נושא התשלומים והתקבולים. בנוסף התוכנה מצוידת בחתימה דיגיטלית ובאפשרות לעבודה בענן.
הצהרת הון – תוכנה להצהרת הון מאפשרת הכנת הצהרות הון ועריכתן. התוכנה מבצעת בקלות ובאופן ידידותי עריכה, השוואה והפקה של הצהרות הון. תוכנה שכזו מתאימה בעיקר למשרדים שעוסקים בראיית חשבון, ייעוץ מס או ניהול תיקי חברות ועצמאים.
כלים חכמים לניהול כוח אדם
ניהול שעון נוכחות – תוכנה לניהול שעון הנוכחות של העובדים מאפשרת לעובדים לחתום נוכחות גם בעמדות שעון שהן מרוחקות. הנתונים מועברים לתוכנה, מעובדים ומאפשרים הפקה של דוח נוכחות חודשי לפי הגדרות לגבי כול עובד, שהוגדרו מראש.
ניהול מערכת השכר – תוכנה שמאפשרת הכנה אוטומטית של משכורות העובדים, ניהול כל הנושאים הקשורים לתשלומי מס הכנסה וביטוח לאומי, הכנת דוחות רב שנתיים ושנתיים ועוד. בדרך כלל התוכנה לניהול מערכת השכר קשורה גם לניהול שעון הנוכחות, כך שכול החישובים נעשים באופן אוטומטי, קל וידידותי למשתמש.
כלים שיווקיים חכמים
האוטומציה בשיווק היא לא רק באז עולמי, היא גם סיפור ענק לבעלי העסקים. למעשה, חברות שמשתמשות בשיווק אוטומטי במטרה להשקיע יותר ביכולת ההובלה שלהן בשוק, מצליחות להגדיל את איכות הפעילות השיווקית שלהן בשיעור רב. ואם לוקחים בחשבון שבדרך כלל שיווק אוטומטי מוריד את כמות הזמן והמאמץ שצריך להשקיע, אין ספק שזה פתרון פרואקטיבי לעסק שלכם. מדובר במערכות מתוכנתות לא מעטות שאפשר למצוא היום באתרי האינטרנט, כמו WordPress.
כלים חינמיים שלא ניתן להתעלם מהם
העולם הדיגיטלי מציע לא מעט משאבים וכלים חינמיים שפשוט לא הגיוני לא להשתמש בהם. כל אחד מכלים אלה הוא מוצר טוב ולגיטימי שמאפשר שיתוף חינמי של תכנים עם כל מי שתרצו. לדוגמה:
• Dropbox או Asana – מוצרים רבי עוצמה שמאפשרים אחסון וסנכרון קבצים ומסמכים על התקנים ומחשבים שונים. עם יישומים אלה תוכלו לשתף כל מה שתרצו עם אחרים. אלה כלים פרודוקטיביים שמבוססים על ענן.
• Google Apps – אם יש לכם עסק, אזי כתובת האימייל שלכם צריכה להסתיים ב[email protected]. קחו בחשבון שכאשר אתם משתמשים בגוגל, ביאהו או בשרתים אחרים – אתם עלולים להיראות לא כל כך מקצועיים. Google Apps פותר את כל זה בחינם (עבור עד 10 משתמשים). חוץ מזה תהיה לכם גם גישה לכלים המוכרים של גוגל וליישומים שונים שיעזרו לכם לנהל את העסק שלכם מכול מקום.
